Các Bước Để Tổ Chức Sự Kiện Cơ Bản

Từ lâu tổ chức sự kiện đã trở thành một công cụ để doanh nghiệp thực hiện hoạt động tiếp thị, xúc tiến, quảng bá có hiệu quả. Thông qua tổ chức sự kiện, doanh nghiệp sẽ truyền tải được những hình ảnh, sản phẩm, chiến lược kinh doanh đến tận tay khách hàng.

  1. Thấu hiểu yêu cầu khách hàng:

Để tổ chức sự kiện thành công, trước tiên chúng ta phải khai thác thông tin và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất của dự án. Thường khách hàng sẽ cung cấp cho chúng ta một bảng brief (nếu khách hàng không có bảng brief chúng ta sẽ dự một bảng brief mẫu để khách hàng cung cấp thông tin). Bảng brief trả lời các câu hỏi sau:

  • Loại hình sự kiện tổ chức (họp báo, giới thiệu sản phẩm, hội nghị khách hàng …)
  • Mục tiêu/ mong muốn khách khi tổ chức sự kiện là gì?
  • Có bao nhiêu khách tham dự? Thành phần khách tham dự là những ai?
  • Thời gian & địa điểm sự kiện diễn ra?
  • Ngân sách là bao nhiêu?
  • Điểm đặc biệt cần nhấn mạnh hoặc lưu ý trong quá trình tổ chức?

2. Xây dựng concept sáng tạo:

Nằm trong quy trình tổ chức sự kiện Team cần xây dựng, tập hợp brainstorm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện và cần nhớ rõ phải bám sát bảng brief khách hàng. Sau khi suy nghĩ ý tưởng, thiết kế mẫu tất cả được thể hiện trên proposal. Propsal đóng vai trò cực kỳ quan trọng để khách hàng thấy được năng lực của các công ty tổ chức sự kiện. Việc cập nhật chi phí hạn mục tại thời điểm tổ chức sự kiện là điều quan trọng khi lập báo giá.

Việc tạo ra một concept hay và việc triển khai các ý tưởng trên ra thực tế cần được cân nhắc thật kỹ, tránh trường hợp ý tưởng hay, độc đáo nhưng không có khả năng thực thi. Đây là điều tối kị.

3. Thiết kế bộ nhận dạng sự kiện:

Sau khi được khách hàng chấp nhận proposal, cần thiết kế tất cả các material phục vụ sự kiện như: thư mời, sân khấu, photobooth, standee, băng rôn, phướn, kệ trưng bày sản phẩm…. Sau đó thực hiện quy trình tổ chức sự kiện theo thứ tự như:

–   Đưa các thiết kế vào phối cảnh của địa điểm tổ chức. 

–  Phân công công việc và thời gian phải hoàn thành.

– Làm việc với các đơn vị đối tác, MC, người nổi tiếng, các cơ quan báo chí……

– Làm việc chi tiết với địa điểm tổ chức (khách sạn, nhà thi đấu, building…)

– In ấn, sản xuất các material sự kiện.

4. Trước giờ G – thời gian set up:

Tùy theo từng quy mô của sự kiện mà thời gian set up từ trước 1 ngày đến tuần, tháng…Chúng ta sẽ định vị sân khấu đặt ở đâu, tính toán kỹ thuật như thế não an toàn, âm thanh, đèn, màn hình LED, định vị và đặt để backdop chụp hình, standee, băng rôn, phướn, kệ trưng bày sản phẩm….

Cần lưu ý kiểm soát hạn mục và theo dõi, cập nhật liên tục để không bỏ sót hạn mục nào. Bên cạnh đó, cũng cần có sự trao đổi trực tiếp với đơn vị partner (nếu có) để đảm bảo hài lòng khách hàng cũng như có sự chỉnh sửa kịp thời.

Chương trình diễn ra dựa trên kịch bản, MC script và trình tự thời gian được thống nhất trước đó. Điều tối kỵ của chương trình là chỉnh sửa kịch bản so với kịch bản thống nhất vào phút cuối. Và đặc biệt lưu ý quy trình tổ chức sự kiện tuy đã được thống nhất ngay từ đầu nhưng người quản lý sự kiện phải lôn theo dõi chặt chẽ khi sự kiện diễn ra và có ngay phương án điều chỉnh/ phương án dự phòng khi phát sinh vấn đề.

5. Kết thúc sự kiện:

Phần cuối cùng trong quy trình tổ chức sự kiện chính là các công tác sau sự kiện:

– Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho và có kế hoạch kiểm tra, bảo dưỡng các vật dụng tái sữ dụng.
– Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, nội bộ công ty tổ chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Cho dù đó là sự kiện cho một lễ khởi công động thổ, khai trương cửa hàng, ra mắt sản phẩm mới, tổ chức hội nghị khách hàng, tổ chức họp báo hay chương trình ca nhạc thời trang truyền hình trực tiếp… thì trình tự công việc của nhà tổ chức là như vậy.

Hy vọng trong khuôn khổ bài viết quy trình tổ chức sự kiện chúng tôi sẽ giúp những người yêu thích sự kiện có một cái nhìn toàn diện, cũng như có thể tổ chức được những sự kiện trọn vẹn hơn, thành công hơn.

Trả lời