Làm thế nào để tổ chức sự kiện thu hút nhiều người – Phần 1

Bất kì sự kiện nào cũng phải tính toán kĩ lưỡng số người quan tâm và tham gia sự kiện. Vậy để một sự kiện thu hút nhiều người tham gia cần có những yếu tố gì? Theo quan điểm cá nhân mình, có 2 yếu tố sẽ tác động lớn đến một sự kiện thu hút nhiều người đó là yếu tố bên trong (internal factors) và yếu tố bên ngoài (external factors).

  1. Yếu tố bên trong (internal factors)
  • Kế hoạch: một kế hoạch thành công là khi được chuẩn bị một cách kĩ càng, cụ thể từng hạng mục được đề ra và được giải quyết một cách triệt để. Đây là bước đệm đầu tiên để hình thành các bước sau.
  • Chủ đề: chắc chắn rằng những sự kiện độc đáo, mới lạ luôn thu hút số đông người tham gia. Để thu hút nhiều người, sự kiện đó phải mang một thông điệp ý nghĩa hoặc mang tính bùng nổ, khác lạ sẽ kích thích tâm lí công chúng đến tham gia và trải nghiệm.
  • Kinh phí: kinh phí luôn là bài toán khó cho người tổ chức sự kiện làm sao để có thể cân-đo-đong-đếm mọi thứ phù hợp nhất với số tiền họ bỏ ra. Một người làm sự kiện phải dự trù được tất cả các chi phí diễn ra trong suốt sự kiện (bao gồm chi phí tổng quan, chi phí địa điểm, chi phí bên thứ ba,…). Và khi bạn biết cách dự trù kinh phí, bạn có thể cân nhắc được giá vé bán ra phù hợp với đối tượng người tham gia. Khi giá vé hợp lí sẽ thu hút được một số lượng người tham gia.
  • Đối tác: lựa chọn một đối tác phù hợp là một vấn đề hết sức quan trọng. Khi quyết định hợp tác với một agency nào đó để hỗ trợ, bảo trợ sự kiện của đơn vị mình, bạn cần tìm hiểu độ phù hợp về lợi ích giữa hai bên nhằm khai thác hiệu quả tối đa những lợi ích mà đối tác mang lại.
  • Làm việc nhóm: trong khuôn khổ của một sự kiện, nhân sự là yếu tố cần thiết để quản lí và vận hành sự kiện đi đúng hướng. Các team từ các phòng ban như marketing, creative, operation,… phải luôn theo sát và phối hợp nhịp nhàng với nhau, tránh những sai sót không đáng có trong khâu tổ chức khiến sự kiện trở nên không chuyên nghiệp.
  • Luôn theo dõi tiến trình công việc: hãy nhớ luôn theo dõi và cập nhật tiến trình của mình với team, với các ban khác một cách chi tiết để nắm bắt được công việc riêng của mình, tránh làm chậm tiến độ, gây ảnh hưởng đến người khác và công việc chung của mọi người.

Nguồn: Chuyện nhà Event

Trả lời